Szukaj
  • TWF

Jak wybrać biuro rachunkowe dla Twojej Własnej Firmy? Cz. 2

Aktualizacja: 8 mar 2019

Każdy przedsiębiorca poszukujący biura rachunkowego dla własnej firmy zastanawia się „Jak to zrobić?”, „Na co zwrócić uwagę?”, „Czy mogę zaufać?”, czy też „Czy księgi firmy będą prowadzone rzetelnie?”. Są to uzasadnione dylematy. Jeśli czytasz ten post, zapewne sam je posiadasz. Dziś pokażemy Ci, czym się kierować przy wyborze biura rachunkowego dla Twojej Własnej Firmy, jak również, czego unikać.

Posty omawiające tematykę współpracy z biurem rachunkowym


Pamiętasz pierwszą część historii o tym, jak wybrać biuro rachunkowe? Dziś omawiamy drugą część serii podstawowych pytań, które należy przeanalizować, aby dokonać dobrego wyboru.





Pierwsze 6 pytań przedstawiliśmy w pierwszym poście, dziś kolejne 10. Niech Cię nie przerazi ta ilość, w końcu wybór biura rachunkowego to poważna kwestia!





Pierwszy post znajdziesz tutaj: Jak wybrać biuro rachunkowe dla Twojej Własnej Firmy? Cz. 1


Przypominamy, że już za tydzień, przedstawimy Ci także przygotowane przez nas narzędzie, w formie prostego w obsłudze formularza w programie Excel, abyś w szybki i łatwy sposób mógł pozyskać informacje, które staną się podstawą do podjęcia decyzji o wyborze najlepszego biura dla Twojej Własnej Firmy.


Druga seria pytań



Pamiętaj, że nawet nie znając się na księgowości, będziesz w stanie uzyskać poczucie czy masz po drugiej stronie profesjonalistów czy nie.


1. Kolejne ważne pytanie z serii - z jakiego systemu finansowo – księgowego korzysta biuro rachunkowe oraz czy biuro posiada aktualną licencję?


2. Następne, powiązane z powyższym, w przypadku, gdy w ręce biura oddajesz kadry i płace - z jakiego systemu kadrowo – płacowego korzysta biuro rachunkowe oraz czy biuro posiada aktualną licencję?


Być może odpowiedzi na powyższe pytania za dużo Ci nie powiedzą, ale pamiętaj, że możesz wpisać nazwę oprogramowania, które poda Ci biuro w wyszukiwarkę i pozyskać kilka podstawowych informacji, które dadzą Ci ogólne wrażenie czy jest to oprogramowanie powszechne w użyciu, czy całkiem podstawowe, które nie daje wielu możliwości, np. generowania raportów poniesionych kosztów w excelu?


Kwestia aktualności licencji i możliwości utrzymania oprogramowania jest bardzo istotna, ponieważ to właśnie w nim znajdują się nasze księgi.


Co możesz zrobić?

Poproś o potwierdzenie tego, może to być nawet zrzut fragmentu widoku z systemu, gdzie będzie informacja, że oprogramowanie posiada licencję.

3. Jakiego rodzaju raporty mogą być generowane z powyższych systemów i przesyłane do Ciebie co miesiąc?


Szczegółowo o raportach, które mogą być Tobie pomocne w prowadzeniu działalności będziemy pisać w kolejnych postach na blogu, niemniej dla przykładu mogą to być:


a. Zestawienie zrealizowanych przychodów w różnych przekrojach po kontrahentach lub według sprzedanych produktów/usług;

b. Zestawienie wszystkich kosztów w podziale na różne rodzaje;

c. Zestawienie sald zalegających płatności;

d. Zestawienie sald środków pieniężnych za poszczególne dni;

e. Zestawienie sald należności i zobowiązań po kontrahentach;

f. Zestawienie sald zobowiązań wraz z terminami płatności.


Lista nie jest wyczerpująca, ale pokaże Ci możliwości i elastyczność danego biura w dostarczaniu informacji.


4. Kiedy jest przesyłana informacja o wysokości podatku do zapłaty?

a. PIT/CIT;

b. VAT;

c. Pozostałe.



Czas, w którym biuro przesyła Ci informację o podatku do zapłaty jest kluczowy dla Twojego komfortu oraz możliwości pozyskania finansowania w przypadku, gdy wielkość kwoty Cię niemile zaskoczy. Nie możesz otrzymywać takiej informacji na ostatnią chwilę, gdyż musisz się do płatności odpowiednio przygotować oraz zweryfikować.

5. Czy biuro rachunkowe przejmuje na siebie odpowiedzialność za przechowywanie dokumentów zgodnie z przepisami prawa lub jeśli praca odbywa się zdalnie czy zapewnia odpowiednią politykę pozwalającą na gromadzenie i archiwizację dokumentacji elektronicznie?


Zgodnie z przepisami prawa masz obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej Twojej Własnej Firmy przez określoną ilość lat po zamknięciu danego okresu. Jeśli to biuro zapewnia ich przechowywanie zdejmuje z Ciebie ogromną część obowiązku, ale i konieczność organizacji miejsca dla dokumentacji.


Co możesz zrobić?

Poproś o politykę archiwizacji dokumentów.


6. Czy biuro rachunkowe posiada odpowiednie polityki zabezpieczania danych?


Dane z systemów, którymi biuro obsługuje TWF muszą posiadać back-upy (kopie zapasowe). Wyobraźmy sobie, że serwer, na którym znajdują się dane TWF ulega zniszczeniu i wszystkie dane giną. Jeśli biuro rachunkowe nie będzie w stanie ich odtworzyć będzie to ogromy problem nie tylko ze względów informacyjnych, ale i wszelkich obowiązków narzuconych przez przepisy prawa, jak obowiązek przechowywania dokumentacji przez kilka lat po zamknięciu danego okresu.


Co możesz zrobić?

Poproś o politykę bezpieczeństwa danych.


7. Czy pracownicy biura jeżdżą do urzędów w razie konieczności osobistej wizyty i reprezentują klienta?


Konieczność wizyty w urzędzie, a przede wszystkich zrozumienia tematu, z którym mamy tam pojechać zajmie nam dużo czasu i „wytnie” dużą część dnia, którą moglibyśmy poświęcić na bieżącą aktywność.


Co możesz zrobić?

Udzielić pełnomocnictwa do reprezentacji TWF przed organami.

8. Czy w razie kontroli biuro rachunkowe będzie współpracowało z danym organem czy przerzuci ten obowiązek na nas?


Z uwagi na to, że biuro rachunkowe księguje i gromadzi dokumenty, przerzucenie obowiązku uczestnictwa w kontroli i odpowiadania na pytania na Ciebie będzie wysoce niepraktyczne, szczególnie w przypadku, gdy dany przedsiębiorca nie jest specjalistą od księgowości.


Kolejnym ważnym aspektem jest to czy obsługa kontroli jest dodatkowo płatna, czy nasza opłata ją pokrywa.


9. Czy do obsługi swojej księgowości będziesz miał dedykowaną jedną osobę odpowiedzialną?


Musisz upewnić się, że będziesz wiedział do kogo zwrócić się w razie pytań. Nie chodzi o to, żeby Twoją księgowością zajmowała się jedna osoba, ale aby był jasny podział odpowiedzialności. Odpowiedzialność nie może być rozmyta. Jeśli Twoją księgowością zajmuje się więcej niż jedna osoba musisz mieć jasność, kto jest odpowiedzialny za nadzór i jakość.


10. Czy biuro rachunkowe posiada bieżące wsparcie IT?


Jest to element nieodzowny dzisiejszej pracy księgowego. Wsparcie IT może być zorganizowane w dowolnej formie, może to być informatyk zatrudniony w biurze lub bieżący dostęp do infolinii obsługującej dany system księgowy czy też płacowy.






Pytań jest dużo, ale pamiętaj masz prawo je zadawać. W końcu planujesz powierzyć komuś finanse TWF!






Aby ułatwić Ci poszukiwania stworzyliśmy pomocne narzędzie, które gromadzi powyższe pytania w formie ankiety, którą można bezpośrednio wysłać do biura.

Narzędzie obliczy punkty za otrzymane odpowiedzi, która pomogą Ci podjąć decyzję.


Za odpowiedź przemawiającą na korzyść biura będą naliczane punkty. Im więcej punktów, tym więcej aspektów pozytywnych przemawiających za wyborem danego biura.


Zapewniamy Cię, że powyższe pytania będą dla Ciebie nieocenioną pomocą, a już sam fakt czy dane biuro Ci odpowiedziało czy nie i w jaki sposób, może dać Ci wiele do myślenia.


W kolejnym wpisie odpowiemy na pytanie, jak zapewnić sobie stały dostęp do danych księgowych i jakie mogą być nowoczesne usprawnienia tradycyjnej księgowości.


Przedstawimy Ci drugi formularz, w którym skupimy się na aspektach technologicznych i szybkości pozyskiwania informacji.


Na koniec otrzymasz narzędzie, które pomoże Ci podjąć decyzję o wyborze biura księgowego dla Twojej Własnej Firmy!


Z nami wybór biura rachunkowego dla TWF nie sprawi Ci trudności!


K&K


75 wyświetlenia
  • Szary Instagram Ikona
  • Ikona szara Facebook

©2018 by Twoja Własna Firma.