Szukaj
  • TWF

Jak wybrać biuro rachunkowe dla Twojej Własnej Firmy? Cz. 1

Aktualizacja: 8 mar 2019

Każdy przedsiębiorca poszukujący biura rachunkowego dla własnej firmy zastanawia się „Jak to zrobić?”, „Na co zwrócić uwagę?”, „Czy mogę zaufać?”, czy też „Czy moje księgi będą prowadzone rzetelnie?”. Są to uzasadnione dylematy. Jeśli czytasz ten post, zapewne sam je posiadasz. Dziś pokażemy Ci, czym się kierować przy wyborze biura rachunkowego, jak również, czego unikać.

Posty omawiające tematykę współpracy z biurem rachunkowym


Temat wyboru biura rachunkowego jest bardzo szeroki, dlatego podzieliliśmy go na części: 1) Pierwsza seria wpisów będzie omawiać podstawowe aspekty, na które należy zwrócić uwagę przed rozpoczęciem współpracy z danym biurem. 2) W kolejnej serii zastanowimy się, jakie są dostępne na rynku rozwiązania, aby biuro, które wybierzesz, zapewniło Ci stały dostęp do Twoich danych księgowych. 3) Zastanowimy się również, w jakich sytuacjach sprawdzają się obecnie często reklamowane narzędzia do samodzielnej obsługi księgowości.


Na początek zebraliśmy dla Ciebie 16 podstawowych pytań, na które powinieneś uzyskać odpowiedzi, aby dokonać właściwego wyboru biura rachunkowego i uniknąć problemów w przyszłości.


W dzisiejszym poście omawiamy pierwsze 6, a w kolejnym pozostałe pytania.


Za dwa tygodnie przedstawimy Ci także przygotowane przez nas narzędzie, w formie prostego formularza w programie Excel, abyś w szybki i łatwy sposób mógł pozyskać informacje, które staną się podstawą do podjęcia decyzji o wyborze najlepszego biura dla Twojej Własnej Firmy.


Rola biura rachunkowego w TWF


Biuro rachunkowe może obecnie otworzyć każdy. Nie ma bowiem żadnych ograniczeń prawnych, które byłyby wymagane do spełnienia przy zakładaniu i prowadzeniu tego typu działalności. Jeśli nie chcesz mieć problemów z księgowością TWF, musisz zatem już na starcie upewnić się, z kim masz do czynienia po drugiej stronie. Księgowy/księgowa to osoba, na której polegamy – ufamy, że dopilnuje wszystkich obowiązków wynikających z zawiłych przepisów prawa za nas.

Najczęściej przedsiębiorcy znają się najlepiej na tym, co robią, na czym opierają swój biznes. Nie muszą się jednak znać na prowadzeniu księgowości. Dlatego też dobre biuro rachunkowe jest na wagę złota dla sprawnego funkcjonowania TWF.

Jak sprawdzić, czy trafiliśmy na właściwe biuro rachunkowe?


Nawet nie znając się na prowadzeniu ksiąg, jesteś w stanie przeanalizować kilka aspektów z zakresu rachunkowości, które pomogą Ci w podjęciu właściwej decyzji. Oto podstawowe pytania, które trzeba zadać, aby sprawdzić poziom kompetencji księgowych i jakość obsługi klienta przez biuro rachunkowe:

1. Pierwsze i kluczowe pytanie – czy biuro rachunkowe jest zarządzane przez osoby posiadające odpowiednie kompetencje?


Czy osoby te posiadają uprawnienia biegłego rewidenta, doradcy podatkowego, czy mają ukończone odpowiednie kursy przygotowawcze do obsługi ksiąg rachunkowych lub w jakiś inny sposób są w stanie potwierdzić swoje kompetencje, np. poprzez wykazanie wieloletniego doświadczenia w prowadzeniu ksiąg rachunkowych, czy też pracy w Urzędzie Skarbowym? Czy odpowiednio nadzorują swoich pracowników, którzy nie posiadają uprawnień zawodowych?


Co możesz zrobić?

Poproś o dokument potwierdzający te uprawnienia, czy też odpowiednie doświadczenie. Może to być certyfikat, wpis na listę biegłych lub doradców podatkowych, dyplom ukończenia studiów podyplomowych, CV itd. Ma to być dokument, który potwierdzi to, że masz do czynienia z profesjonalistą.

2. Jakie doświadczenie posiadają osoby pracujące w biurze?


Czy są to osoby świeżo po studiach czy doświadczeni księgowi/-we? Musisz sprawdzić, czy są to osoby z wieloletnim doświadczeniem, np. w pracy jako główny księgowy lub pracownik urzędu skarbowego, czy księgowi z niewielkim stażem pracy.


Co możesz zrobić?

Przeprowadź rozmowę z właścicielem biura rachunkowego na temat tego, jak organizuje obsługę księgową TWF. Dowiedz się więcej o samym biurze i jego właścicielu z ogólnie dostępnych źródeł informacji, np. z Internetu, Krajowego Rejestru Sądowego ("KRS"), z mediów społecznościowych itd.

3. Czy biuro rachunkowe przejmuje odpowiedzialność za księgi TWF?


Jest to bardzo szerokie zagadnienie i zagrożone szczególnie istotnym #ryzykiem w przypadku podmiotów podlegających ustawie o rachunkowości, o czym będziemy pisać w kolejnych wpisach na blogu. Tutaj chcielibyśmy jedynie zaznaczyć, że umowa z biurem powinna jasno określić zakres odpowiedzialności. Wówczas w razie błędów będziesz posiadał pisemne potwierdzenie odpowiedzialności biura, dzięki któremu będziesz w stanie wyegzekwować ich naprawienie.


Co możesz zrobić?

Poproś o szkic umowy, gdzie będziesz mógł przeczytać dokładnie, jaki jest zakres odpowiedzialności biura.


Jeśli Twoja Firma posiada obowiązek sporządzania sprawozdania finansowego, spytaj czy biuro rachunkowe podpisuje się pod sprawozdaniem, jako podmiot odpowiedzialny za prowadzenie ksiąg.

4. Czy biuro rachunkowe posiada ważne ubezpieczenie?


Jeśli tak, to czy posiada także ubezpieczenie od rażących zaniedbań i braku dochowania staranności?


Część biur rachunkowych posiada obowiązek wykupienia ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej ze względu na zakres prowadzonej działalności. Jest to jednak ubezpieczenie podstawowe, które może okazać się niewystarczające.


Niestety zdarzają się takie sytuacje, w których księgowi, nawet mimo dobrej woli, popełnią błąd. Może to być błąd popełniony nieświadomie, który będzie skutkował np. obowiązkiem dopłaty dużej kwoty podatku za kilka lat wstecz wraz z zaległymi odsetkami. Biuro, które posiada odpowiednio poszerzony zakres ubezpieczenia, będzie mogło pokryć wszelkie straty związane z tym błędem. Biuro, które posiada tylko podstawowe ubezpieczenie, w przypadku zaniedbań, nie otrzyma odszkodowania z tytułu poniesionej straty i może po prostu nie mieć pieniędzy, aby zrekompensować Ci poniesione koszty.


Co możesz zrobić?

Aby ograniczyć to #ryzyko, poproś o kopię polisy i sprawdź zakres ubezpieczenia.



5. Co wchodzi w skład oferowanej usługi?


Poproś o dokładne wyjaśnienie, jakie czynności wchodzą w skład oferowanych usług. Dla jasności – nie spodziewaj się, że biuro rachunkowe, które oferuje cenę 100 zł za obsługę miesięczną będzie dostarczało Ci szereg dodatkowych usług. Jeśli deklaruje, że tak będzie, powinna zapalić Ci się od razu czerwona lampka. Zazwyczaj to zbyt niska cena za kompleksową obsługę księgową nawet małego podmiotu.


Z reguły biura rachunkowe za dodatkowe usługi, poza normalnymi, bieżącymi obowiązkami, pobierają opłaty. Jest to jak najbardziej zrozumiałe. Każda działalność musi być rentowna, również biura rachunkowego. Ważne natomiast, żebyś wiedział już na początku, czego się spodziewać.


Zapytaj się o cały proces – od początku do końca, czyli od księgowania danego dokumentu, np. faktury, po złożenie deklaracji, czy też sporządzenie sprawozdania finansowego, jeśli takowe potrzebujesz. Spytaj, co w przypadku, gdy potrzebujesz duplikatu faktury? Czy będzie za pobrana dodatkowa opłata za jego wystawienie?


Poproś o wyjaśnienie, czy biuro sporządzi bilans i rachunek zysków i strat w razie potrzeby, np. celem przedłożenia do banku, jeżeli będziesz ubiegał się o kredyt. Jaka jest cena usługi?


Co możesz zrobić?

Poproś o dokładną listę czynności, które biuro będzie dla Ciebie wykonywać w ramach oferowanej ceny. Poproś także o cennik wszystkich usług i sprawdź, za co będziesz płacić dodatkowo.

6. Czy osoby zarządzające i pracownicy biorą regularnie udział w merytorycznych szkoleniach?


Jeśli nie, w jaki sposób aktualizują swoją wiedzę?


Przepisy księgowe, a w szczególności podatkowe, bardzo szybko się zmieniają. Praca biura rachunkowego powinna być zorganizowana tak, aby pracownicy mieli możliwość stałego doszkalania się. Niestety, często nie ma na to miejsca i pieniędzy. Osoby, które powinny być ekspertami w swojej dziedzinie, nie zawsze mają dostęp do bieżącej wiedzy.


Co możesz zrobić?

Przeprowadź rozmowę właścicielem biura na ten temat. Powinieneś się dowiedzieć, jaki system szkoleniowy stosuje, z jakich portali branżowych korzysta albo na przykład, czy należy do zawodowych stowrzyszeń bądź organizacji.



Może Ci się wydawać, że pytań jest dużo, a czeka nas jeszcze kolejne 10 ;) Będziemy jeszcze omawiać dodatkowe aspekty, takie jak szybkość pracy biura i zastosowanie nowoczesnych narzędzi.

Czy to nie za wiele do zrobienia?


Tak, wydaje się sporo. Niemniej powierzenie własnych finansów to poważna kwestia, którą trzeba dokładnie rozważyć, aby uniknąć późniejszych problemów i rozczarowań. Pamiętaj, że zatrudniasz partnera, który przez długi czas będzie Ci towarzyszył przy prowadzeniu Twojego biznesu. Musi być to podmiot, którego jesteś pewien.


Zapewniamy Cię, że nawet, jeżeli nie wszystko to, o czym piszemy jest dla Ciebie jasne, biorąc do ręki nasze posty i uzyskując odpowiedzi od biura rachunkowego, będziesz w stanie sam ocenić czy odpowiedzi są rzetelne, klarowne i konkretne, czy też wymijające.



Upewnij się, że finanse TWF będą w dobrych rękach i przeczytaj kolejny post w tym temacie!


K&K

412 wyświetlenia
  • Szary Instagram Ikona
  • Ikona szara Facebook

©2018 by Twoja Własna Firma.